Tareas repetitivas
Registrar, copiar o trasladar la misma información entre herramientas.
AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS
Reduce tareas manuales. Aumenta la trazabilidad. Recupera tiempo para lo importante.
Diseñamos e implementamos soluciones que digitalizan solicitudes, aprobaciones, controles, alertas y seguimientos para hacer la operación más eficiente y visible.
UN FLUJO CON TRAZABILIDAD
Solicitud
- Validación
- Aprobación
- Seguimiento
Información, responsables y estado visibles en cada paso.
EFICIENCIA·CONTROL·VISIBILIDAD
EL PUNTO DE PARTIDA
¿Qué tareas siguen dependiendo demasiado del trabajo manual?
Aprobaciones por correo o chat
Solicitudes que dependen de mensajes, recordatorios y seguimiento manual.
Falta de trazabilidad
No saber dónde está una solicitud, quién debe actuar o qué ocurrió antes.
Alertas manuales
Recordar vencimientos, cambios de estado y acciones pendientes.
Información dispersa
Datos en formularios, archivos, correos y sistemas que no están conectados.
Seguimiento operativo
Tiempo invertido en consultar, consolidar y comunicar estados.
QUÉ PODEMOS AUTOMATIZAR
Digitalizamos actividades que pueden ejecutarse con mayor eficiencia, control y trazabilidad.
Cada automatización se diseña según el proceso, la necesidad y el entorno tecnológico del cliente.
Solicitudes y registros
Formularios · Altas · Solicitudes internas · Recepción de información
Aprobaciones
Autorizaciones · Validaciones · Escalamiento · Rechazo y devolución
Alertas y notificaciones
Vencimientos · Cambios de estado · Pendientes · Recordatorios
Trazabilidad y seguimiento
Estados · Responsables · Fechas · Historial · Evidencias
Gestión documental
Almacenamiento · Organización · Adjuntos · Evidencias
Información para gestión
Listas · Indicadores · Dashboards · Seguimiento del proceso
DE LA TAREA AL FLUJO
De una tarea manual a un flujo con trazabilidad.
Registro
La información se captura de forma estructurada.
Validación
El flujo verifica condiciones y datos necesarios.
Aprobación
La solicitud llega a la persona correspondiente.
Notificación
Los involucrados reciben información cuando deben actuar.
Seguimiento
El estado y la trazabilidad quedan disponibles para consulta y control.
CÓMO TRABAJAMOS
Automatizamos después de entender qué debe mejorar.
Entendemos
Conocemos el problema y el resultado esperado.
Diseñamos
Definimos flujo, reglas, responsables y controles.
Construimos
Configuramos la solución con herramientas adecuadas.
Probamos
Probamos errores, aprobaciones y trazabilidad.
Implementamos
Ponemos la solución en uso y acompañamos su adopción.
TECNOLOGÍA SEGÚN LA NECESIDAD
La herramienta depende del proceso.
Seleccionamos la tecnología según la necesidad, el entorno del cliente y el nivel de complejidad de la solución.
- Microsoft Power Automate
- Microsoft Forms
- SharePoint
- Microsoft Approvals
- Power Apps
- Power BI
- Microsoft 365
No todas las herramientas deben aparecer en todas las soluciones.
No automatizamos con una herramienta porque esté disponible. La utilizamos cuando resuelve mejor una necesidad real del proceso.
EL ALCANCE SE DEFINE CONTIGO
Cada solución se construye según el flujo que necesita el negocio.
Interfaz de entrada
Formularios · Registros · Carga de información
Lógica y flujo
Condiciones · Aprobaciones · Reglas · Escalamiento
Comunicación y control
Alertas · Notificaciones · Estados · Trazabilidad
Información de gestión
Registros · Indicadores · Reportes · Dashboards cuando correspondan
Los componentes se definen según el alcance; no son obligatorios en todas las soluciones.
Automatizar también requiere criterio.
Una buena automatización necesita un proceso suficientemente claro y una oportunidad que realmente justifique utilizar tecnología.
Si existen responsabilidades ambiguas, pasos innecesarios o reglas poco definidas, puede ser conveniente mejorar primero el proceso antes de digitalizarlo.
Y si una tarea es simple, poco frecuente o no genera una mejora real en tiempo, trazabilidad, control, calidad de información o experiencia del usuario, también debemos poder identificar que no necesita automatizarse.
Conoce nuestro servicio de ProcesosCONVERSEMOS
¿Qué tarea de tu operación te gustaría dejar de gestionar manualmente?
Cuéntanos cómo funciona hoy y evaluemos si existe una oportunidad real de automatización.